ازاى أطور عيادتى و ازود كفائتها؟

ازاى أطور عيادتى و ازود كفائتها؟

العيادة هى مش بس مكان بيعالج المرضى هى مشروع تجارى طبى انساني و زى اى مشروع لازم تكون كل اقتصادياته ناجحه و كل عامل من العوامل الاساسية و المؤثرة فيه قابلة للقياس عشان تقدر تقيمها بشكل علمى يخضع لقواعد الإدارة الحديثة.

عشان نحلل اداء اى عيادة لازم نفهم الأول اية هى المشاكل المتكررة فى كل العيادات اياً كانت تخصصاتها، عشان كدة عملنا استقصاء survey شاركت فيه حوالى 170 عيادة من مختلف التخصصات داخل القاهرة الكبرى كانت نتيجته:

1. 76% عندهم شكاوي خاصة بطول فترة الانتظار للمرضى.

2. 83% عندهم مشكلة فى تراكم بيانات المرضى الورقية.

3. 96% عندهم مشكلة فى الوصول لبيانات التاريخ المرضى للمريض.

4. 72% عندهم مشكلة فى مراقبة معدلات الأداء للعيادة نفسها بشكل دقيق.

5. 46% عندهم مشكلة فى تغير رحلة المريض العلاجية نتيجة لتاخر ميعاد الاستشارة.

6. 33% عندهم مشكلة فى الإلغاء المفاجئ لمواعيد المرضى و اعادة جدولة المواعيد.

7. 64% عندهم مشكلة لو الدكتور اعتذر فى حالة طول قائمة المرضى فيتم الاتصال بيهم مريض مريض للاعتذار.

8. 78% عندهم مشكلة فى تنظيم الزيارات المنزلية لانها بتسبب ارتباك لجدول الدكتور اليومي.

9. 61% نسبة حجز المرضى من خلال شركات التامين و النقابات.

10. 46% عندهم مشكلة ان الدكتور معندوش معلومة كام عيان هيكونوا فى انتظاره لما يروح العيادة.

11. 74% مش بيعرفوا من المرضى مدى رضائهم عن الخدمة.

بعد ما اتعرفنا على المشاكل هنكون محتاجين نعرف اية اسبابها من وجهة نظر الدكتور:

1. كل عيان شايف ان حالته اخطر حالة و عشان كدة كلهم بيكونوا جايين مستعجلين و فى منهم كتير بيوصل قبل المعاد على اساس ان لو حد مجاش هو يدخل مكانه فدة بيطول فترة الانتظار لوجود مرضى واصلين بدرى عن معادهم اللي متحدد لهم، انا نفسي مخليش اى مريض ينتظر و كل واحد يكون ليه معاده بدون انتظار بس دة محتاج تنسيق مستمر مابين المريض و المسؤلة عن الحجز بالعيادة و مع كثرة الاتصالات و الحجوزات بيكون صعب اعادة ترتيب او جدولة اى معاد.

2. رغم انى عندى سيستم حجز بارقام زى البنك كدة فى العيادة بس صعب استغنى عن وجود فايلات للمرضى لاننا بنحفظ فيها صورة من تحاليله او اشعاته و مع الوقت الفايلات بتتراكم و بيبقى صعب نفهرسها او نحفظها و بيتعملها فلتره كل سنتين عشان الفايلات القديمة نتخلص منها باننا نتواصل مع المريض و نسلمهاله بدل ما هى شاغلة حيز او لو معرفناش نوصل للمريض الفايلات بتترمي.

3. مفيش سيستم فى مصر بيوفر التاريخ المرضي للمريض مرجعى الوحيد ممكن يكون روشتات قديمة او من خلال انى اشوف الادوية اللى المريض استعملها قبل كدة اعرف هو كان بيعانى من اية، و طبعاً لازم اسمع من المريض نفسه بس وقتى بيكون محدود مش هقدر اسمع اكتر من دقيقتين او 5 بالكتير غير كدة بعتمد على اسئلتى للمريض و على خبرتى.

4. انا عارف انه مهم انى اعرف انتاجية كل جزئية فى منظومة العيادة بحد ذاتها بس دة مكلف هياخد من وقتى و من مجهودي فمش بديله اعلى اهتمام طالما مفيش ازمة او مشكلة واضحة.

5. المفروض ان العيان دة حد كبير و مسؤل و مفروض يتحمل مسؤليه انه يتأخر بس برضو واجبى كدكتور انى اساعه و اعلمه حتى لو هو/هى مش مدرك لاهمية الاستشارة و عشان كدة لسة من اسبوع مبلغ مسؤلة الحجز انها تتصل بالمرضى اللى عندهم استشارة تفكرهم بالمعاد و بدأت تطبق دة فعلا و وصلنى منها ان الموضوع مرهق عليها بجانب الحجوزات اليومية و انها هتحتاج حد تانى معاها.

6. دية مشكلة عامة فى مصر موضوع المواعيد و اعاده جدولتها هى حاجة مرهقة و متعبة بس خلاص اتعودنا على اننا نعملها و غالبا بيكون سببها ان المريض كان مستعجل و كشف او انه حس انه احسن ومش لازم يجي، دة بيسمع فى نقطة تانية انى معنديش معلومة اكيدة هيكون عندى كام كشف بكرة.

7. فى حالة انى اعتذرت لاى سبب مفاجئ دة بيسبب مشكلة للمسؤلة عن الحجز انها تتصل بكل المرضي قبل ما يوصلوا العيادة تبلغهم بتغيير المعاد و دة بيكون مرهق و بيحصل انها تلاقى ناس وصلت العيادة اصلا قبل ما تكلمهم و اكيد بتعتذرلهم و تتاسف على عدم قدرتها على مكالمتهم بشكل سريع.

8. غالباً الزيارة المنزلية بتكون لمريض حالته متاخره او حرجة فبيكون ليه اولوية قصوى حتى لو هأجل العيادة ساعة مش هتكون ازمة كبيرة للمرضى فى العيادة بس للمريض دة الساعة دية هى فارقة حياة او موت يعنى، و منكرش انى لما بقبل زيارة منزلية بخلى مسؤلة الحجز تبذل مهجود مضاعف لاعادة جدولة المواعيد و بحس ساعات انها بتكرهنى :D

9. فعلا عندى فى العيادة نسبة كبيرة من المرضى بتكون تبع نقابات و شركات تامين خاصة.

10. دة يرجع للوعى الطبى للمريض يعنى المفروض لما المريض يحس انه بدا يتعب يتصل يحجز قبلها بيوم او على الاقل قبلها بساعات مش يبقى عنده كحة او حاجة بسيطة يعنى و يجى جرى من غير اى حجز.

11. كنت بفكر اعمل استمارات لتقييم العيادة هنا بس المشكلة برضو ان مسؤلة الحجز هتكون هى اللى مسؤلة عن جمع الاستمارات و عمل احصاءات مجمعه عن اراء المرضى فدة هياخد جزء كبير من وقتها.

دة يوصلنا لنتيجة ان غلب المشاكل هى نتيجة للتنفيذ اليدوي و الاعتماد على العنصر البشري بنسبة تتعدى 80%

اقتراحات لحل المشاكل:

1. نظام او جدول للحجز يضمن للمريض ان اقصي مدة للانتظار ستكون 10 دقائق.

2. نظام يحفظ بيانات المرضى الكترونياً و النسخة الورقية تسلم للمريض.

3. نظام الكترونى يجمع بيانات التاريخ المرضى للمرضى من خلال قواعد بيانات العيادات و المستفشيات.

4. نظام الكترونى يشمل كل عناصر منظومة العيادة (الحجز، تنظيم الدخول، الخدمة الطبية، الادارة المالية، نظافة و ترتيب، تعقيم ادوات، متابعة، رضا المرضي عن الخدمة) بجانب لوحة تحكم تظهر احصائيات حول معدلات اداء كل عنصر.

5. نظام حجز الكترونى من ضمن مهامه ان يعيد ترتيب و جدولة الحجوزات فى حالة الغاء الحجز.

6. نظام حجز العيادة يقوم بارسال رسائل نصية للمرضى فى حالة تاجيل او الغاء الحجز.

7. نظام حجز يشمل خصومات حسب شركة التامين او حسب النقابة.

8. نظام الحجز الفورى يتيح للدكتور معرفة عدد المرضى على مدى الاسبوع/الشهر القادم.

9. نظام الحجز يتيح تقييم المرضي للخدمة الطبية.

الاقتراحات دية هتوصلنا لنقطة مهمة و هى ان تقريباً 100% من الحلول بتدور حوالين تقليل المجهود و التدخل البشرى فى المنظومة و الاعتماد على منظومات الكترونية ذكية و فورية و دة بشكل او باخر منطقى بل كمان يعتبر الاقتراح دة متاخر عن وقته لاننا فى سنة 2020 و لسة مش بنستغل العلم و المعرفة و التقدم التكنولوجى فى اننا نطور منظومات ذكية تساعد فى ادارة العيادات بشكل متكامل فى مصر.

لو وقفنا هنا و بصينا لبعيد عشان نشوف كمان 5 او 10 سنين المنظومة الطبية هتكون وصلت لفين هتلاقى اننا شايفين ان مستحيل تكون المشاكل دية لسة موجودة بل ان البديهى ان اى حد يروح للدكتور و الدكتور بضغطة واحدة يكون شايف التاريخ المرضى ليه و ان كل الحجوزات و التاجيلات و الاعتذارات تكون بتحصل بشكل اوتوماتيكي مجرد ما يحصلها ابديت و ان كل فرد فى كل عيادة عارف واجباته اية بالظبط اللى بيتم تقييم شغله على اساسها و بالتالى هتلاقى معدلات اداء عالية و معدلات رضا عن الخدمات الطبية عالية.

فنصيحتى ليك انك متتأخرش فى استخدام التكنولوجيا فى عيادتك و انك تبدأ من دلوقتى فى حل كل المشاكل اللى ممكن تعطلك او تقلل من انتاجية العيادة و إلا هتلاقى نفسك متأخر كتير و كل العيادات اللى حواليك هتسبقك و هتلاقى نفسك بالتدريج بتقل الزيارات لعيادتك نتيجة انهم بيلاقوا راحة او خدمة افضل فى مكان تانى.

النتيجة دية اعتقد هتساعدك كتير و هتفتح عنيك للتوجهات المستقبلية فى المجال الطبى خصوصاً ان مؤخراً بدانا نشوف عمليات دلوقتى بيتم تنفيذها بنسبة 80% من خلال روبوتات عشان تضاعف انتاجية الاطباء و تسرع العمليات على المرضى و تقلل مدد الانتظار.

أخيراً اتمنى تكون استفدت بقراية المقال دة و لو مهتم بمقالات تانية فى مجال الـ MEDTech سجل ايميلك معانا فى الـ News letter